Kommunen er pliktig til å ha arkiver. Dokumenter som er motteke eller lagt fram for kommunen, som kommunen selv har oppretta og som gjelder kommunens ansvarsområde er definert som saksdokumenter iht offentleglova § 4. Saksdokumenter skal journalførast og arkiverast og skal som hovudregel bevarast for all ettertid. Arkivplikta omfatter både analoge og digitale saksdokument.
- Bevaring av arkiv vil si at arkivmaterialet først lagres i kommunen og deretter overføres til arkivdepot.
- Kassasjon vil seie at ein slettar eller destruer arkivmateriale etter ei tid til tross for at det dokumenterer saksbehandling. Dette fordi dokumentasjonens verdi anses som kortvarig. Arkivmateriale som skal kasserast overføres ikke til depot.
Bevaring av arkiver er lovpålagt. Kassasjon av enkelte saksfelt eller arkivserier er lov om det ligg føre eit vedtak fra Riksarkivaren eller at forskriften med bevarings- og kassasjonsbestemmelser gjeld det aktuelle saksfeltet. Se arkivlovens § 9.
Forskrifta med endra bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunens arkiver skapt etter 1950 er iverksatt fra 1. februar 2014. Bestemmelsanee inngår som kapittel IV og V i forskrift om behandling av offentlege arkiver av 1.12.1999 nr 1566. Det vises også til Riksarkivarens nettside vedkomande bevaring og kassasjon i kommunene.
Den nye forskrifta inneheld oversikt over hva kommunene som eit minimum er lovpålagt å bevare. Dette er eit absolutt krav. Den enkelte kommune må sjølv definere bevaring (merbevaring) og kva som eventuelt kan kasserast og til kva for tidspunkt. Riksarkivaren har utgitt ein veileder som skal danne grunnlaget for kommunenes retningslinjer.
I Sula kommune er det arkivleiar som bestemmer kassasjon eller merbevaring iht forskriftens kap IV og veilederen fra Riksarkivaren. Både sektoren saksfeltet tilhører kontaktes i forkant. Depot involveres dersom saksfeltet allerede er overført
