Føremål

Føremålet med denne delen av ein arkivplan er å oppnå ein mest mogleg sikker og styrt arkivdanning. Vi må utarbeide rasjonelle rutinar for administrering og arkivering av dokument. Slike samlingar av rutiner skal:

•   Kontrollere og styre dokumentbehandlinga
•   Støtte saksbehandling og oppgåveutføring gjennom rasjonelle dokumentrutinar og god service
•   Trygge og sikre forvaltninga si oppbevaring av dokumentasjon

I dag er dokument i ein eller anna form arbeidsmaterialet for nesten alt kontorarbeid, og dei er støtteredskap i dei fleste arbeidsoperasjoner. Det er derfor viktig å ha nøye gjennomtenkte og nedtegna retningsliner og prosedyrer som sikrer ein rasjonell og effektiv dokumentadministrasjon. Dette er heilt uavhengig av kva for medium informasjonen befinn seg på. Sviktande rutiner kan koste dyrt, både økonomisk og personvernmessig. Det fører til manglande oversikt og styring med dokumentasjon. Ufullstendige arkiv gir mangelfull kompetanseoverføring, frustrerte medarbeidarar, tapt tid og verdiminka arbeidsvilkår.

Rutinane må samstundes ivareta dei krav som skal stillasr til dokumentbehandling og arkivering. Nedskrevne prosedyrer kan lettare omdømmast, og ein jamleg evaluering av rutinane kan danne grunnlaget for å kvalitetssikre denne delen av arkivarbeidet.

Kva kan arkivreglementet omfatte?

Arkivreglementet  skal sikre at naudsynt informasjon styres til rette vedkomande, samstundes som informasjonen takast vare på slik at den er tilgjengeleg som kompetanseoverføring for framtida. Reglementet og rutinane skal dermed bidra til ei målretta styring av dokumenta frå dei mottas eller produserasr til dei arkiverast, samstundes som dei skal legge grunnlaget for ei sikker oppbevaring og rasjonell gjenfinning. Det er såleis mange sider ved dokumentbehandlinga som har behov for rutiner og prosedyrer, samstundes som den i større eller mindre grad involverar og rører ved dei aller fleste tilsette.

Kvar enkelt virksomheit må sjølv finne ut av kva for skriftlege arbeidsrutinar det er behov for. I arkivplanen vil de mellom anne finne rutinebeskrivelser for   følgande område av arkivfaget:

•   Behandling av post og saksdokument
•   Innsyn og utlån
•   Periodisering og bortsetting
•   Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon
•   Oppbevaring og sikring av arkivmateriale
•   Avleveringsrutinar
•   Føring av møtebøker - utvalsbehandling
•   Personalarkiv

Å gi ein detaljert gjennomgang av prinsippa bak dei ulike prosessane ligg langt utafor rammene i denne teoridelen. Her vil vi berre peike på nokre viktige   moment som bør vurderast når ein utarbeider konkrete prosedyrer for det daglege dokument- og arkivarbeidet. Grunnlaget bygger i hovudsak på arkivarbeid i offentleg forvaltning, og har lang tradisjon med å kvalitetsikre dette arbeidet gjennom skriftlege rutinar.

Det er ellers naudsynt å bemerke at lovpålagt arkivreglement for kommunalforvaltninga først kom med "Forskrift om offentlige arkiv". Det er difor utarbeida svært ulike rutinar innafor kommuner og fylkeskommuner, og rutinane kan og variere innafor ulike administrative einingar, skular og institusjonar innafor den enkelte kommune og fylkeskommune. Nokre har utarbeidd omfattande og grundige retningsliner for deler av arkivarbeidet, medan andre har meir summariske framstillingar. Det er ofte litt tilfeldeg kva for område som har fått utarbeidd skriftlege rutiner.

Før ein utarbeider dei konkrete arbeidsrutinane, kan det vere nyttig å tenke gjennom om ein ønsker å utarbeide standardrutinar som skal gjelde for ei heil   kommune eller virksomheit, eller om det er nudsynt med endringar og tilpassingar for bestemte einheiter og avdelingar. Her er det fleire forhold som spiller inn, mellom anna organisering, fysiske avstander, personell, lovverket.

Rutinene bør samstundes vere konkrete og detaljerte, slik at uklarheiter og misforståingar unngås. Dei bør samstundes vere såpass omfattande at viktige   prosessar ikkje blir overlat til tilfeldigheiter. Det er elles opp til den enkelte virksomheit å bestemme kor konkret og detaljert arkivreglementet skal vere.

Rasjonelle rutinar fungerer ikkje dersom dei ikkje blir følgt. Det er alltid mennesket som forvalter rutinane som bestem kor effektive dei blir. Ofte kan   detaljerte rutinar virke byråkratiske og tungrodde, og behovet for kontroll, oversikt og styring kan syns å stå i motsetnad til effektivitet og rasjonalitet. Dette er uheldig og kan føre til at rutinar ikkje følges dersom medarbeidarane ikkje er motiverte. Motiverte medarbeidarar er derfor nøkkelen  til effektive rutinar.

Rutinar er eit ledelsesansvar, sjølv om ledelsen ikkje sjølv utarbeider desse. Det er også eit ledelsesansvar å få rutinane vedtekne og fulgt opp. Berre slik vil   arkivreglementet ha den naudsynte tyngde.